Privacyverklaring

01 Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de groepsapp. Het gaat om de volgende gegevens:

• Naam en e-mailadres: Voornaam, achternaam en e-mailadres van gebruikers, zodat groepsleden elkaar kunnen identificeren en we communicatie rondom de groep kunnen faciliteren.
• Bankgegevens van de groep: Het IBAN-nummer van het bankaccount dat aan de groep is gekoppeld. Hiermee kunnen we financiële transacties binnen de groep verwerken.
• Transactiegegevens: Gegevens over betalingen en transacties binnen de groep. Wij registreren bijvoorbeeld wie er heeft betaald, welke bedragen zijn voldaan en op welke datum. Op basis van deze transacties berekenen wij de onderlinge saldo’s en balansen binnen de groep en slaan deze informatie ook op.

We verzamelen geen andere persoonsgegevens dan hierboven genoemd. Gevoelige gegevens zoals adres, BSN of betaalpasgegevens buiten het IBAN worden niet gevraagd of opgeslagen in de app.

02 Doeleinden en gebruik van de gegevens

Wij verwerken deze persoonsgegevens uitsluitend met het doel de dienst goed te laten functioneren:

• Groepsbetalingen bijhouden: De naam- en transactiegegevens worden gebruikt om bij te houden welke groepsleden hebben betaald en welke nog niet. Zo krijgt iedereen inzicht in de stand van betalingen binnen de groep.
• Saldo’s berekenen: Op basis van de ingevoerde transacties berekent de app automatisch de huidige saldo’s en eventueel tegoed of schuld per lid van de groep. Deze informatie helpt de groep om eenvoudig financiële afrekeningen te maken.
• Financieel overzicht: Het IBAN-nummer van de groep wordt gebruikt om transacties naar de juiste bankrekening te herleiden en om een overzicht te bieden van alle groepsuitgaven en -inkomsten op dat account.

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor bovengenoemde doeleinden en niet voor andere doeleinden (zoals marketing of profilering) zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

03 Rechtsgrond voor verwerking

Volgens de AVG moeten wij een geldige rechtsgrond hebben voor het verwerken van persoonsgegevens. In dit geval baseren wij ons op de noodzaak van de verwerking voor de uitvoering van een overeenkomst. Wanneer u de app gebruikt om een groep te beheren, is het verwerken van deze persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienst te leveren — namelijk het bijhouden van groepsbetalingen en saldi. Zonder deze gegevens kunnen wij de dienst niet naar behoren aanbieden.

Als u als gebruiker de benodigde informatie verstrekt voor het maken van een groep en het bijhouden van transacties, beschouwen wij dat als impliciete overeenkomst om deze gegevens te verwerken voor dat doel. U kunt er uiteraard voor kiezen om de app niet te gebruiken als u niet wilt dat uw gegevens op deze manier worden verwerkt.

04 Bewaartermijn van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Concreet hanteren we de volgende bewaartermijnen:

• Groepsdata gedurende het bestaan van de groep: Zolang een groep actief is en bestaat in de app, behouden wij de bijbehorende persoonsgegevens (zoals de ledenlijst, transacties en saldi). Dit is nodig om de groepsadministratie te kunnen blijven voeren.
• Verwijdering bij opheffing van de groep: Wordt de groep door de gebruikers opgeheven of verwijderd, dan zullen wij alle persoonsgegevens die aan die groep gekoppeld zijn volledig uit onze systemen verwijderen. Vanaf het moment van opheffing bewaren wij deze data niet langer.
• Accountbeëindiging: Indien u uw persoonlijk account verwijdert of opzegt, zullen wij uw persoonsgegevens ook verwijderen, behalve eventuele gegevens die we op grond van een wettelijke verplichting langer moeten bewaren (bijvoorbeeld administratieve gegevens voor de Belastingdienst, indien van toepassing).

Door de gegevens niet langer dan noodzakelijk te bewaren, voldoen wij aan de AVG-richtlijnen. Uw gegevens verdwijnen volledig uit onze actieve databases zodra het doel is komen te vervallen (bijvoorbeeld na groepsopheffing). Back-ups en archieven worden binnen redelijke termijn geschoond of geanonimiseerd.

05 Delen van gegevens en derden

Wij respecteren uw privacy en nemen maatregelen om uw gegevens vertrouwelijk te houden. Persoonsgegevens worden niet verkocht of gedeeld met derde partijen voor commerciële doeleinden. In principe verwerken we alle gegevens alleen binnen onze eigen organisatie.

• Verwerkers en partner: De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt door ons en eventuele directe partners die noodzakelijk zijn voor het aanbieden van de dienst. Voor de bankkoppeling delen wij gegevens met GoCardless, onze PSD2-dienstverlener die de veilige verbinding met de bank verzorgt en de banktransacties uitleest. Met GoCardless hebben wij een verwerkersovereenkomst om te waarborgen dat uw gegevens net zo veilig en vertrouwelijk blijven als bij ons.
• Geen ongeoorloofde derden: Buiten de samenwerking met GoCardless verstrekken wij geen persoonsgegevens aan andere derden, tenzij dit wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld op officiële vordering van gerechtelijke autoriteiten). U hoeft dus niet bang te zijn dat uw gegevens bij adverteerders, externe analytics-diensten of andere onbevoegden terechtkomen.

Mocht het in de toekomst nodig zijn om gegevens te delen met een andere partij (bijvoorbeeld een nieuwe betalingsprovider), dan zullen wij u vooraf informeren en om toestemming vragen indien de wet dat vereist.

06 Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen de beveiliging van uw persoonsgegevens serieus. Passende technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen om misbruik, verlies of onbevoegde toegang tegen te gaan. Denk hierbij aan:

• Versleuteling: Gevoelige gegevens (zoals transactiedetails) worden versleuteld verstuurd en opgeslagen waar mogelijk.
• Beveiligde opslag: Onze databases en servers zijn beveiligd met up-to-date beveiligingstechnologieën en staan in beveiligde datacenters. Toegang tot systemen waarin persoonsgegevens staan, is beperkt tot geautoriseerd personeel en partners (zoals GoCardless) die deze toegang nodig hebben voor hun taak.
• Organisatorische maatregelen: Medewerkers en partners zijn gebonden aan geheimhoudingsplichten. We zorgen voor periodieke evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen en passen deze aan waar nodig om nieuwe risico’s het hoofd te bieden.

Hoewel geen enkel systeem 100% veilig kan zijn, doen wij er alles aan om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen. Mocht er onverhoopt toch een datalek optreden met gevolgen voor uw gegevens, dan zullen wij dat conform de AVG aan de Autoriteit Persoonsgegevens melden en u informeren indien vereist.

07 Verwerking binnen de EU

Wij begrijpen hoe belangrijk het is dat uw data onder goede bescherming valt. Uw persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Unie verwerkt. Al onze opslag en servers bevinden zich binnen de EU, of in elk geval in landen waarvoor een adequaat beschermingsniveau geldt volgens de AVG. Dit betekent dat uw gegevens onderhevig blijven aan de strenge Europese privacywetgeving.

We dragen geen data over aan derde landen of internationale organisaties zonder dat hieraan voldaan is aan de AVG-voorwaarden. U kunt er dus op vertrouwen dat uw informatie binnen de EER (Europese Economische Ruimte) blijft en daarmee beschermd is door de Europese privacystandaarden.

08 Uw privacyrechten

Als gebruiker heeft u onder de AVG een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Wij vinden het belangrijk dat u deze rechten eenvoudig kunt uitoefenen. Hieronder een overzicht van uw voornaamste privacyrechten:

• Recht op inzage: U heeft het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij van u hebben. Op verzoek verstrekken wij een overzicht van alle gegevens die aan uw persoon gekoppeld zijn binnen onze app.
• Recht op correctie: Als bepaalde persoonsgegevens onjuist of verouderd zijn, heeft u het recht om deze te laten aanpassen of aanvullen. U kunt zelf uw profielgegevens bijwerken in de app. Voor andere correcties kunt u contact met ons opnemen.
• Recht op verwijdering: U heeft het recht om ‘vergeten te worden’. Dat betekent dat u ons kunt vragen al uw persoonsgegevens te verwijderen (bijvoorbeeld als u de app niet langer wilt gebruiken). Wij zullen daar dan prompt gehoor aan geven, tenzij we bepaalde gegevens nog moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting.
• Recht op beperking van verwerking: In bepaalde gevallen kunt u ons verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken. Bijvoorbeeld als u de juistheid van gegevens betwist of bezwaar heeft ingediend tegen verwerking. Zolang we uw verzoek beoordelen, zullen we de gegevens niet verder verwerken.
• Recht van bezwaar: U mag bezwaar maken tegen specifieke verwerkingen van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld als wij gegevens zouden verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang en u het daar niet mee eens bent. In de context van deze app verwerken wij echter voornamelijk op basis van contractuele noodzaak; er is geen direct marketing of profilering waarbij u apart bezwaar zou moeten maken.
• Recht op dataportabiliteit: U heeft recht op overdraagbaarheid van uw gegevens. Dat wil zeggen dat u de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, veelgebruikt en machineleesbaar formaat van ons kunt krijgen, zodat u deze desgewenst kunt doorgeven aan een andere dienst. In de praktijk kunnen wij — op verzoek — bijvoorbeeld een exportbestand leveren van de transactiedata van uw groep indien u wilt overstappen.
• Recht om toestemming in te trekken: Voor zover wij ooit uw toestemming hebben gevraagd voor een bepaald deel van de gegevensverwerking, heeft u te allen tijde het recht die toestemming weer in te trekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht; het betekent wel dat wij vanaf dat moment die betreffende verwerking zullen stopzetten.

Om één van deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de gegevens onder ‘Vragen & contact’ hieronder. Wij zullen binnen één maand reageren op uw verzoek, zoals de AVG voorschrijft. In uitzonderlijke gevallen mogen we die termijn verlengen tot maximaal drie maanden (bij zeer complexe verzoeken), maar we zullen u dan binnen de eerste maand informeren over de verlenging.

Houd er rekening mee dat uw rechten niet onbeperkt zijn. In sommige situaties kunnen wij een verzoek weigeren als daar een wettelijke grondslag voor is. Bijvoorbeeld: we kunnen een verzoek tot verwijdering niet honoreren als we wettelijk verplicht zijn bepaalde data te bewaren. Uiteraard krijgt u dan uitleg over het waarom.

Ten slotte heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder als u van mening bent dat wij niet correct met uw persoonsgegevens omgaan. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). U kunt de AP rechtstreeks benaderen via hun website mocht dat nodig zijn. We stellen het natuurlijk op prijs als u eerst uw klacht met ons deelt, zodat wij een kans krijgen eventuele zorgen weg te nemen.

09 Vragen & contact

We hopen in dit privacybeleid duidelijk te hebben gemaakt hoe wij met uw gegevens omgaan. Heeft u vragen over dit privacybeleid of de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, neem dan gerust contact met ons op. Ook voor verzoeken tot inzage, correctie, verwijdering of andere hierboven genoemde rechten kunt u onderstaand contactpunt gebruiken:

• E-mail: info@fiscie.com
• Fiscie V.O.F. — KvK 98458205

We staan u graag te woord en streven ernaar uw vragen of verzoeken zo snel mogelijk te behandelen.